PENGANTAR KEARSIPAN
Drs. Septian ardiansyah (tipay)
Program Studi Ilmu Perpustakaan
Fakultas Sastra
1.1. Pengertian Arsip
Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian. Pendefinisian
arsip dapat dipengaruhi oleh segi peninjauan, sudut pandangdan atau pembatasan
ruang lingkupnya. Akan tetapi, untuk memahami arti dasar arsip, dirasa sangat
penting untuk menjelaskannya berdasarkan etimologi atau asal-usul katanya. Secara
etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu "archief", dan dalam bahasa
Ingris disebut "arcihive", berasal dari kata "arche" bahasa Yunani yang berarti
permulaan. Kemudian dari kata “arche" berkembang menjadi kata "ta archia" yang
berarti catatan. Selanjutnya kata "ta archia" berubah lagi menjadi kata "archeon"
yang berarti "gedung pernerintahan". Gedung yang dimaksud tersebut, juga
berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip seperti:
catatan-catatan, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusankeputusan,
akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta, dsb. Dalam
bahasa Ingris, arsip juga sering dinyatakan dengan istilah file yang artinya
simpanan, yaitu berupa wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari kabinet, dan
sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, yang sering di
sebut sebagai berkas.
Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu
record dan warkat. Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar,
rekaman, dsb.), dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau
keterangan untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertangungjawaban atas
suatu peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal dari bahasa Arab yang berarti
surat; akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut diartikan lebih luas, yaitu
berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan.
Dalam pemahaman sederhana dapat dinyatakan bahwa arsip adalah
merupakan salah satu produk kantor (office work). Artinya, kearsipan merupakan
salah satu jenis pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha, yang banyak dilakukan
oleh badan-badan pemerintah, maupun badan swasta. Kearsipan menyangkut
pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat, dan
dokumen-dokumen kantor lainnya.
Kegiatan yang berhubungan dengan penyirnpanan surat-surat dan dokumen
inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting
bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai surnber dan pusat rekaman
informasi bagi suatu organisasi.
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok
Kearsipan, memberikan rumusan arsip sebagai berikut:
(a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan
tunggal maupun kelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
(b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan atau
perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
© 2003 Digitized by USU digital library 2
Selanjutnya, UU No.7 Tahun 1971 memberikan penjelasan bahwa yang
dimaksud dengan naskah-naskah dalam corak bagaimanapun dari suatu arsip,
adalah meliputi baik yang tertulis, maupun yang dapat dilihat dan didengar seperti
hasil rekaman, film dan sebagainya. Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok
ialah naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan satu dengan yang lain
yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai masalah yang sama. Menurut
Undang-undang tersebut, tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan
bahan pertanggunjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah (Pasal 3 UU.No. 7 Tahun
1971).
1.2. Jenis-Jenis Arsip
Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macarn, tergantung dari sisi
peninjauannya, antara lain:
1.2.1 Berdasarkan Fungsi.
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi:
(a) Arsip dinamis, yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.
(b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam
perencanaan, pelaKSanaan, aan atau penyelenggaraan aamlnlstrasl perkantoran,
atau sudah tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
1.2.2 Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:
(a) Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna
primer meliputi:
• Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan
untuk pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
• Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai
kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
• Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut
transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
• Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data ilmiah dan
teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
(b) Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip
sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar
instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti
pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai
guna sekunder, juga meliputi:
• Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan
yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana
lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan
apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan
itu.
• Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan
berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan
lembaga/instansi penciptanya.
(c ) Berdasarkan sifat
Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
© 2003 Digitized by USU digital library 3
• Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku
ketentuan tentang kerahasian surat-surat.
• Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum
(d) Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya
Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
• Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip),
atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu
tempat tertentu.
• Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara
nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut
dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Sedangkan lembaga
pemerintah yang menyimpan dan memelihara arsip pemerintah di daerah
yaitu Perpustakaan dan Arsip Daerah. Arsip sentral disebut juga Arsip makro
atau arsip umum, karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari
berbagai arsip unit.
• Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam
suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus,
karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
(d) Berdasarkan keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas: arsip asli, arsip tembusan, arsip
salinan, dan arsip petikan.
(e) Berdasarkan subyeknya
Berdasarkan subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam,
misalnya: Arsip keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip
Pemasaran, Arsip Penjualan, dan sebagainya.
(f) Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya.
Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam, misalnya
surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai setiap lembaran
kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna bagi penyelenggaraan
kehidupan organisasi, seperti: naskah perjanjian/kontrak, akte, notulen rapat,
laporan, kuitansi, naskah berita acara, bon penjualan, kartu pegawai, tabel,
gambar, grafik atau bagan. Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga
berupa pita rekam, piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb.
(g) Berdasarkan Sifat Kepentingannya.
Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas, arsip non-esensial,
yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan, dan tidak mempunyai hubungan
dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang
terlalu lama. Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan,
keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian masih
dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan.
Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu yang lama, akan tetapi tidak mutlak
permanen. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk
selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.
1.3. Ciri-Ciri Arsip Dinamis
Berdasarkan uraian terdahulu, bahwa arsip dinamis adalah arsip yang masih
dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Dengan
demikian, arsip dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut:
• Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan
dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
• Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.
© 2003 Digitized by USU digital library 4
• Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup, oleh karena itu pengelolaan
dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan suratsurat.
Sesuai dengan ciri di atas, maka menurut fungsi dan kegunaannya, arsip
dinamis dapat dibedakan atas:
• Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan
pekerjaan di kantor
• Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun
• Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam proses
pekerjaan sehari-hari.
2. Siklus Arsip Dinamis
Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup (life sicle). Tahap
pertama, adalah merupakan tahap penciptaan. Proses ini terjadi tatkala tulisan
dituangkan ke dalam bentuk kertas, atau data dihasilkan dari komputer, informasi
diterima pada film,tape atau media lainnya. Pada tahap ini, arsip dapat berupa
surat/naskah yang dibuat oleh instansi/kantor kita, atau yang dibuat oleh instansi
lain, yang diterima oleh kantor kita.
Tahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu
beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini pemakai sering
menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis.
Karena tingkat penggunaannya yang sering, serta butuh akses yang cepat, maka
arsip dinamis disinpan di kantor pada tempat-tempat penyimpanan seperti filing
cabinet atau almari arsip. Umumnya arsip dinamis memiliki siklus hidup aktif sekitar
satu sampai dua tahun, namun masih ada juga arsip dinamis yang memiliki siklus
aktif yang lebih panjang. Misalnya, berkas pegawai (karyawan) pasti merupakan
berkas aktif selama pegawai tersebut tetap bekerja di suatu instansi atau
perusahaan.
Tahap ketiga adalah tahap inaktif. Tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip
dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga menjadi inaktif. Oleh
karena itu, arsip itu disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau
pusat arsip dinamis (record center). Selama masa inaktif ini, arsip dinamis disimpan
karena alasan hukum atau karena kebutuhan rujukan, dan sebagainya.
Tahap keempat ialah tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip (JRA).
Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya "masa
simpan" arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan atau
prosedur administratif. Tindakan ini harus dilakukan untuk mengatasi
menggunungnya arsip, sehingga sulit ditemukan kembali (retrieval) dan sulit
memeliharanya, sebab karakteristik arsip ialah mengumpul secara alami
(accumulating naturally). Dengan demikian penyusutan arsip diperlukan untuk
menghemat ruangan/tempat, memudahkan penemuan kernbali arsip manakala
diperlukan. Sedangkan JRA adalah pedoman yang digunakan untuk menyusutkan
arsip.
Penyusunan arsip menyangkut pekerjaan pemusnahan arsjp yang sudah tidak
memiliki nilai guna primer (hukum, fiskal, administratif, keilmuan), maupun nilai
guna sekunder. Permusnahan dilakukan dengan mengikuti kententuan retensi (masa
simpan)atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi
Arsip (IRA) yang berupa daftar yang berisi jenis/seri arsip, beserta jangka waktu
penyimpanannya, dimana JRA dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip.
Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara pernbakaran, pencacahan, pembuburan,
dan kimiawi.
© 2003 Digitized by USU digital library 5
Penyusutan arsip dapat juga dilakukan dengan cara menyerahkan arsip yang
bernilai guna sekunder (tidak bernilai primer lagi) ke badan yang berwenang yaitu
Arsip Nasional Rl (ANRI) (lihat PP.No. 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip).
Menurut PP 34 tahun 1979, penyusutan arsip instansi/badan pemerintah
mencakup tiga kegiatan yaitu pemindahan, pemusnahan dan penyerahan.
Pemindahan arsip maksudnya adalah memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit
kearsipan (reccord center) berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap,
yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga atau instansi yang
bersangkutan. Misalnya, USU memiliki unit kearsipan (record center) tersendiri,
sehingga masing-masing Fakultas, Lembaga, UPT, dsb., akan menyerahkan arsip
inaktif yang dimiliki ke unit kearsipan tersebut sesuai jadwal retensi yang ditentukan.
Penyusutan arsip perusahaan atau lembaga swasta, yayasan, dsb. disusutkan
berdasarkan UU. No.8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan. Inti dari
penyusutan dokumen perusahaan adalah sama dengan penyusutan arsip
instansi/badan pemerintah.
Contoh Format Jadwal Retensi Arsip
no Jenis/Seri Arsip Jangka Simpan
Aktif Inaktif
Keterangan
1 Kepegawaian
-Lamaran kerja yang diterima
3 bulan -
Musnah
-Lamaran kerja yang diterima 6 bulan 1 tahun Musnah
-Cut I 1 tahun 1 tahun Musnah
-Personal file profesor……… Sampai 3 tahun
pensiun sesudah
pensiun
Diserahkan
2 Keuangan
-Daftar gaji
1 tahun 5 tahun
Musnah
-Kontrak penjualan asset 1 tahun 5 tahun Diserahkan
Arsip inaktif yang diserahkan ke Depo Arsip seperti, Perpustakaan dan Depo
Arsip kota, Perpustakaan dan Depo Arsip provinsi, atau ANRI, statusnya akan
berubah menjadi arsip statis (archives) dan disimpan secara permanen untuk
perlindungan, karena arsip tersebut memiliki nilai informasi, historis, ilmiah, dan
pembuktian (hukum, fakta sejarah, dsb.)
Pelaksanaan pemusnahan dan ataupun penyerahan arsip harus dilakukan
dengan menggunakan berita acara. Misalnya:
© 2003 Digitized by USU digital library 6
BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP
Pada hari ini…..tanggal….. bulan…….. tahun……. ,telah dilaksanakan pemusnahan
arsip berdasarkan Jadwal Rentensi Arsip. Adapun arsip yang dimusnahkan adalah
sebagaimana tercantum dalam Daftar Pertelaan Arsip terlampir. Pelaksanaan
pemusnahan dilakukan dengan cara:………………………………………
Saksi-Saksi,
(…………………….) (……………………) (…………………………….)
Petugas Bagian Hukum Bagian Pengawasan
BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATIS
Pada hari ini ……………….,tanggal, …………..,bulan………… …,tahun………………. ,kami
yang bertanda tangan di bawah ini:
1. N a m a :
Jabatan :
dalam hal ini bertindak atas nama ………………………..(instansi yang menyerahkan)
untuk selanjutnya disebut Pihak Pertama.
2. Nama :
Jabatan :
Dalam hal ini bertindak sebagai atas Arsip Nasional. RI (Perpustakaan dan Depo
Arsip Sumatera Utara) untuk selanjutnya disebut Pihak Kedua, menyatakan telah
mengadakan serah terima arsip-arsip statis seperti tercantum dalam daftar Pertelaan
Penyerahan untuk disimpan di …………………………..
Yang Menyerahkan, Yang Menerima,
( ) ( )
3. Penyimpanan Arsip
Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah,
warkat) dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai kemudian
ditetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi) dan atau dimusnahkan.
Oleh karena itu, di dalam kearsipan terkandung unsur-unsur kegiatan penerimaan,
penyimpanan, temu balik, dan penyusutan arsip.
Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu (lihat uraian
di atas). Oleh karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana
prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat, sehingga
mudah ditemu-balikkan atau ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan, serta
langkah- langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani dalam penyimpanan arsip
tersebut.
Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien dan
luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan dengan
kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor/instansi yang bersangkutan. Dalam
© 2003 Digitized by USU digital library 7
penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga) macam asas yaitu asas
sentralisasi, asas disentralisasi dan asas campuran atau kombinasi.
Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi adalah penyimpanan
Arsip yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. Dengan demikian,
penyimpanan arsip dari seluruh unit yang acta dalam satu instansi/kantor dipusatkan
pada satu tempat/unit tertentu. Sebaliknya, penyelenggaran penyimpanan arsip
dengan asas desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan penyimpanan
arsip secara mandiri. Dalam hal yang demikian, masing-masing unit satuan kerja
bertugas menyelenggarakan penyimpanan arsipnya. Sedangkan asas campuran,
merupakan kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam asas
campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan menyelenggarakan penyimpanan
arsip untuk spesifikasi tersendiri, sedangkan penyimpanan arsip dengan spesifikasi
tertentu disentralisasikan.
Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan
pemberkasan dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara aktual
menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem penempatan arsip
secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip dinamis tersebut populer
dengan sebutan “filingSystem". Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk
menyatakan bahwa filling system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan
penyimpanan arsip terdiri dari:
(a) Sistem Abjad,
(b) Sistem angka/nomor (numerik),
(c) Sistem Wilayah,
(d) Sistem subyek, dan
(e) Sistem Urutan Waktu (kronologis).
Disamping kelima sistem di atas, banyak arganisasi atau instansi yang
menerapkan sistem kombinasi.
4. Peralatan Kearsipan
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya
sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang
ketatausahaan pada umumnya, Peralatan yang dipergunakan terutama untuk
penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:
(a) Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap
folio, Stopmap bertali (portapel), map jepitan (snelhechter), map tebal yang lebih
dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik
dirak atau lemari, bukan di dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bisa
tegak. Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi
mendatar, atau tergantung (bila yang dipakai snelhechter gantung) di dalam
filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat
memuat banyak lembaran arsip.
(b) Folder
Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat
panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu
kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti stopmap folio,
tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter tetapi tidak
dilengkapii dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian
yang menonjoll dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau
indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
(c) Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan
sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide
© 2003 Digitized by USU digital library 8
terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kodekode,
tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu
sendiri.
Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian
pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk
menempatkan tajuk (heading) subyek utama (main subyek), guide kedua untuk
menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus lagi, demikian
seterusnya.
(d) Filing Cabinet
Filing cabinet (file cabinet) adalah perabot kantor berbentuk persegi empat
panjang yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan
berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki
gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung (bila arsip ditampung
dalam folder gantung). Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci
tunggal, berlacii ganda, horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet,
lateral filing cabinet, dsb.
(e) Almari Arsip
Almari arsip adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip.
Bentuk dan jenisnya bervasi, namun berkas atau arsip yang disimpan dalam
almari arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertical lateral (vertikal berderet
kesamping), sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan
arsip yang disusun ditata di dalam rak arsip.
(f) Berkas Kotak (Box file)
Berkas atau box file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai
arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya diperbgunakan untuk menyimpan
arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak
ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal berderet ke
samping).
(g)Rak Arsip
Rak arsip adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk
menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun secara
vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan,
dan seterusnya kebawah
(h) Rotary Filling
Rotary Filling adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk
menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).
(i) Cardex (Card Index)
Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu
dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. Kartukartu
yang akan disipan disebelah atas kartu diberi kode agar lebih mudah
dilihat.
(j) File yang dapat dilihat (Visible reference record file)
Visible reference record file adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan
arsip-arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur, dan sebagainya.
5. Penemuan Kembali Arsip.
Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan
nampak dengan jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan
kembali, dan mudah pula dikembalikan ke tempat semula. Karena, penemuan atau
pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam bidang kearsipan, yang
bertujuan untuk menemukan kembali arsip, karena akan dipergunakan dalam proses
penyelengaraan administrasi. Menemukan kembali, juga berarti memastikan dimana
© 2003 Digitized by USU digital library 9
suatu arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa arsip
itu berada, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya.
Menemukan kembali arsip, tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip
dalam bentuk fisiknya, akan tetapi juga menemukan informasi yang terkandung di
dalamnya. Oleh karena itu, penemuan kembali ini sangat berhubungan dengan
keakuratan sistem pemberkasan atau penyimpanannya. Kegiatan penemuan kembali
merupakan barometer efisiensinya penyajian informasi kearsipan. Siklus penemuan
kembali arsip yang dibetuhkan (retrieval/finding cyclus), dan siklus penempatan
kembali (filing cyclus) merupakan prosedur yang memerlukan penanganan
tersendiri.
Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan kembali arsip
ialah, tidak melakukan pencatatan dalam transaksi peminjaman. Kita sering
mengambil arsip tanpa melatui bukti tertulis, atau hanya meminjam lisan saja,
bahkan mungkin menggunakannya tanpa seijin petugas, karena merasa sesama
teman kantor. Akibatnya, bila kita lupa mengembalikannya, maka arsip itu bisa
hilang atau tercecer disembarang tempat. Oleh karena itu, bila kita meminjam arsip
sebaiknya mempergunakan surat pinjam atau kartu permintaan pinjam melalui
petugas yang menanganinya. Untuk menghindari hal itu, maka perlu dibuat lembar/
kartu pinjam arsip. Contoh lembar/kartu pinjam arsip adalah sebagai berikut:
Lembar/Kartu Peminjaman Arsip
1. Kode arsip :
2. Nomor surat :
3. Tanggal surat :
4. Pokok/Hal surat :
5. Peminjaman :
a. Nama :
b. Jabatan :
c. Unit kerja :
6. Tanggal peminjaman :
7. Tanggal pengembalian :
Yang memberikan Yang meminjam
Nama Terang Nama Terang
Kembali Tanggal : Yang menerima :
Yang mengembalikan :
Setelah peminjam mengisi lembar peminjaman, maka perlu dipertanyakan
apakah peminjam boleh langsung melakukan akses ke laci filling cabinet atau ke
almari arsip?. Sebelum menjawab pertanyaan itu, perlu disampaikan bahwa ada 2
(dua) sistem layanan yaitu: (a) layanan terbuka (opened access) yaitu pengguna
diperbolehkan langsung mengambil dokumen yang diingininya dari tempatnya (rak,
laci, folder, dsb.), (b) layanan tertutup (closed access), yaitu pengguna tidak
diperbolehkan mengambil sendiri dokumen yang diinginkannya dari tempatnya
melainkan harus melalui petugas. Biasanya untuk arsip, sistem yang dipakai ialah
sistem layanan tertutup.
© 2003 Digitized by USU digital library 10
6. Pemeliharaan Arsip
Dalam penjelasan umum UU No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan
Pokok Kearsipan dinyatakan bahwa untuk kepentingan pertanggungjawaban nasional
kepada generasi yang akan datang, perlu diselamatkan bahan-bahan bukti yang
nyata benar, serta lengkap mengenai kehidupan dan penyelenggaraan pemerintahan
negara baik masa lampau, masa sekarang dan masa yang akan datang.
Penyelamatan bahan-bahan bukti tersebut merupakan masalah yang menjadi bidang
kearsipan dalam arti yang luas.
Pemeliharaan arsip mencakup usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga
arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan atau kemusnahan
arsip bisa datang dari arsip itu sendiri, maupun disebahkan oleh serangan-serangan
dari luar arsip. Sedangkan, pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan
untuk meniaga arsip-arsip dari kehilangan maupun dari kerusakan akibat
penggunaan. Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah,
dan mengambil. langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk
menyelamatkan arsip-arsip beserta informasinya (isinya).
Pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara restorasi
dan laminasi. Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, atau
yang sulit digunakan, agar dapat dipergunakan clan dapat disimpan kembali.
Sedangkan, laminasi adalah menutup kertas arsip diantara 2 (dua) lemari plastik,
sehingga arsip terlindung dan aman dari bahaya kena air, udara lembab dan
serangan serangga. Dengan cara itu, arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan.
Sedangkan pengamanan atau upaya menyelamatkan informasi yang terkandung
dalam arsip (isi) dapat dilakukan dengan mengalih mediakan ke dalam bentuk media
lain, seperti pada micro film, fich, dan ke media digital.
7. Kesimpulan
Pelaksanaan rnanajemen arsip aktif atau arsip dinarnis meliputi tahapantahapan
yang satu sama lain saling terkait dan saling mendukung serta saling
menjelaskan, sehingga mernbutuhkan penanganan secara baik, terencana,
konsepsional dan secara profesional. Pengelolaan arsip merupakan bagian dari pada
wawasan dan ruang lingkup sistem informasi manajemen. Keberhasilan pelaksanaan
manajemen arsip akan mencapai hasil yang baik bilamana ditunjang dengan
ketersediaan fasiJita:; dan teknologi informasi kearsipan yang handal.
Daftar Bacaan
Abubakar, Radi. 1997. Cara-cara Pengelolaan Kearsipan yang Praktis dan
Efisien. Jakarta. Djambatan.
Abubakar, Radi. 1991. Pola Kearsipan Modern: Sistem Kartu Kendali. Jakarta.
Djambatan
Martono, Boedi. 1994. Penataan Berkas Dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta.
Sinar Harapan.
Wursanto, Ig. 1991. Himpunan Peraturan Perundangan Tentang Kearsipan.
Yogyakarta. Kanisius
Wursanto, Ig. 1991.. Kearsipan jllid, 1 dan 2, Yogyakarta. Kanisius
